La Planeación, como primer proceso enmarcado dentro de la Gestión Documental, desarrollada en este caso en entidad pública, la alcaldía municipal de Manaure La Guajira quién conoce profundamente su estructura, su cultura, sus capacidades, sus debilidades, sus ambiciones, objetivos y su visión, siendo un caso particular, se proyecta a un mundo que requiere de planes y estrategias específicas. Es importante tener presente que en la planeación nada es generalizable. Nada se puede copiar e implementar sin antes hacer un estudio y adaptación acorde al medio en que se requiere implementar.Existen muchos mecanismos, herramientas, en este caso instrumentos que son apoyo fundamental para el desarrollo de este proceso, planeación, dentro de la función archivística. El Decreto 1080 de 2015, establece en el artículo 2.8.2.5.8 “Instrumentos archivísticos” el Plan Institucional de Archivos –PINAR-, el cual es un instrumento que permite planear, hacer seguimiento y articular con los planes estratégicos, la función archivística de acuerdo con las necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades.
El municipio de Manaure La Guajira, circunscrito en la categoría 4, ha adelantado ciertos trabajos en materia archivística, pero no se ha logrado desarrollar la implementación de los mismos, precisamente por la inadecuada planeación de la Gestión Documental. Por tal motivo, tomando como base las actas de reunión de los miembros del archivo general municipal, las actas de reunión de los miembros del comité interno de archivos, plan de mejoramiento archivístico realizado por el Archivo General de la Nación, el Índice de Gobierno Abierto, inspecciones, se realiza el presente Plan bajo la metodología planteada en el Manual emitido por el Archivo General de la Nación; visionando hacia el cumplimiento de objetivos y metas, teniendo en cuenta los recursos dispuestos para tal fin, minimizar los riesgos que actualmente se están presentando en la entidad, atención oportuna a los ciudadanos y crear unas condiciones adecuadas de manejo y preservación del patrimonio documental del municipio.
El Programa de Gestión Documental –PGD- no sólo es un requisito normativo exigido por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), también se constituye como un instrumento primordial a toda Alcaldía, pues con él se establecen las estrategias que permitan a corto, mediano y largo plazo, la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos, involucrando cada uno de los ocho pasos del proceso de gestión documental.
El PGD hace parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual, es aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo y está armonizado con los otros sistemas administrativos y de gestión, establecidos por el gobierno nacional, dando alcance al cumplimiento a la aplicación de la normatividad vigente en la materia; todo en pro de que la documentación dentro de la Alcaldía sea organizada, tramitada y conservada de tal manera que se garantice su uso para la administración, el servicio a la comunidad y la investigación.
Para el municipio de Manaure -La Guajira-, el Programa de Gestión Documental a implementar, se orienta hacia la ejecución de la metodología de mejoramiento PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar), que ofrece un seguimiento y control a la gestión documental, donde se convierte en un ciclo dinámico, en una herramienta de simple aplicación y que puede ayudar mucho en la realización de las actividades de una manera más organizada y eficaz; apoyándose en los procesos archivísticos establecidos en el artículo 22 de la Ley 594 de 2000 y el artículo 2.8.2.5.10 del Decreto 1080 de 2015.
Tablas de Retención Documental
Registro de Publicaciones
Costos de Reproducción
Mecanismos para presentar Quejas y Reclamos en relación con omisiones o acciones del sujeto obligado
Informes de PQRDS
PQRD
